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Mitarbeiter / Koordinator (w/m/d) im Veranstaltungsmanagement

Kennziffer: 2024-044

Als einer der führenden und vielseitigsten Projektträger Deutschlands setzt der Projektträger Jülich Forschungs- und Innovationsförderprogramme im Auftrag seiner Partner in Bund und Ländern sowie der Europäischen Kommission um. Unser Portfolio umfasst die strategische Beratung unserer Auftraggeber, die Begutachtung und fachliche sowie administrative Begleitung von Förderprojekten sowie innovationsbegleitende Maßnahmen. Mit neuen Impulsen tragen wir zur Lösung gesellschaftlicher Herausforderungen bei. Der Projektträger Jülich setzt sich aus rund 1500 Mitarbeitenden zusammen und ist im Geschäftsbereich „Services Projektförderung“ (SPF), Fachbereich „Kommunikationsmanagement“ (SPF 1) unter anderem für das Veranstaltungsmanagement zuständig.

Ihre Aufgaben:

  • Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen für den Projektträger Jülich und Veranstaltungen im Rahmen der Fachkommunikation im Auftrag der verschiedenen Bundesministerien
  • Beratung der Geschäftsbereiche in allen Fragen des klassischen und digitalen Veranstaltungsmanagements
  • Entwicklung von Veranstaltungskonzepten
  • Unterstützung bei der Erstellung von Vergabedokumenten (Leistungsbeschreibungen für Dienstleistungen Dritter, Markterkundung, Auftragswertschätzungen)
  • Koordination von Vergabeverfahren unter Einhaltung der Vorgaben für öffentliche Einrichtungen
  • Umsetzung aller Leistungen des Veranstaltungsmanagements, wie z.B. die Betreuung der Veranstaltungen vor Ort sowie die Erfolgskontrolle und Evaluation
  • Allgemeine organisatorische Aufgaben
  • Konzeptionelle Weiterentwicklung und Planung des PtJ-Veranstaltungsmanagements
  • Kontinuierliche Marktbeobachtung hinsichtlich innovativer Formate, virtueller Tools sowie aktueller Veränderungen im Bereich Location- bzw. Eventmanagement
  • Erstellung entscheidungsfähiger Vorlagen

Ihr Profil:

  • Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder Diplom FH) im Bereich Veranstaltungsmanagement, Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Event- oder Veranstaltungsmanagement oder einen vergleichbaren Abschluss
  • Mehrjährige Berufserfahrung in der organisatorischen Abwicklung von Veranstaltungsprojekten sowie der Koordination interner und externer Dienstleistungen, gern in einer öffentlichen Einrichtung
  • Erfahrungen in der Koordination von Industrieausstellungen und Messeauftritten sowie in der Evaluation von Veranstaltungen sind von Vorteil
  • Kenntnisse im Vergaberecht
  • Fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit gängigen Anwendungsprogrammen, insbesondere MS Office
  • Intuitiver Umgang mit gängigen Veranstaltungstools wünschenswert (z. B. Cisco Webex Meetings, Slido, Conceptboard)
  • Erfahrungen in allgemeinen administrativen Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Veranstaltungsmanagement (z. B. Datenbankpflege, Materialbeschaffung)
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
  • Sehr gutes Organisations- und Koordinationsgeschick
  • Einsatz- und Verantwortungsbereitschaft
  • Bereitschaft zu Dienstreisen innerhalb Deutschlands

Unser Angebot:

  • Vielseitige Aufgaben in einem dynamischen und zukunftsorientierten Markt an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Wirtschaft und Politik
  • Spannendes Arbeitsumfeld auf einem attraktiven Forschungscampus, günstig gelegen im Städtedreieck Köln-Düsseldorf-Aachen
  • Weiterentwicklung Ihrer persönlichen Stärken in Verbindung mit einem sozial ausgeglichenen Arbeitsumfeld
  • Umfangreiches Weiterbildungsangebot
  • Attraktive Gleitzeitgestaltung und vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie (z.B. keine Kernarbeitszeit, Mobiles Arbeiten)
  • 30 Tage Urlaub sowie alle Brückentage und Tage zwischen Weihnachten und Neujahr immer dienstfrei
  • Eine zunächst auf zwei Jahre befristete Beschäftigung mit der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive
  • Möglichkeit der (vollzeitnahen) Teilzeitbeschäftigung
  • Vergütung und Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund); in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung eine Eingruppierung im Bereich der Entgeltgruppe 9c TVöD-Bund
  • Vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge


Dienstort: Jülich

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z.B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potentiale verwirklichen können, ist uns wichtig.

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Der Projektträger Jülich in Zahlen im Jahr 2022
1.541
Mitarbeiter/innen
36.496
Laufende Vorhaben
2673,56
Fördervolumen in Mio. Euro
4
Geschäftsstellen

PtJ ist zertifiziert nach DIN EN ISO 9001 : 2015 und ISO 27001 auf Basis IT-Grundschutz